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Outlook 2013 Kalender OTA via outlook.com mit Android und WP8 synchronisieren

Ich hatte ja schon berichtet, dass es generell schwierig ist, den Outlook Kalender mit irgendeinem Standard-Onlinekalender zu synchronisieren. Der Grund dafür ist, dass das CalDAV-Protokoll bei Outlook komplett fehlt. Früher gab es mit Google Calendar Sync eine Software, die Outlook mit dem Google Kalender abgleicht. Diesen Dienst hat Google aber eingestellt – davon einmal abgesehen hat er mit Outlook 2013 nicht wirklich gut funktioniert.

Via outlook.com kann man seinen Kalender aber weiter mit seinem Smartphone synchronisieren. Bei Windows Phone ist Outlook ja gut verfügbar, in diesem Artikel werde ich mich mit der Synchronisation mit einem Android-Smartphone beschäftigen. Hier nun die Schritte zum OTA (over the air) Sync. Einige Tipps habe ich von der recht unübersichtlichen Anleitung von Slipstick.com übernommen.

1.) Microsoft-Konto einrichten: Einfach unter outlook.com registrieren oder mit einem bestehenden Hotmail, Live oder Passport-Konto einloggen

2.) Den bestehenden Outlook-Kalender exportieren. Dazu in Outlook 2013 auf den Kalender gehen (und bei mehreren Kalendern den gewünschten auswählen) und dann oben auf Datei klicken. Dort „Kalender speichern“ auswählen. Jetzt wird es etwas kompliziert. Unter Dateityp auf „Weitere Optionen“ klicken und dann folgendes Wählen:
– Datumsbereich: Vollständiger Kalender
– Detail: Alle Details
– Erweitert -> Einblenden und dann beide Optionen markieren („Details von als privat markierten Elementen einschließen“ und „Anlagen in Kalenderelementen einschließen“)
Dann auf OK und Speichern klicken – der Kalender wird in eine ICS-Datei exportiert.

outlook-2013-kalender-export

3.) Den Kalender bei Outlook.com importieren. Dazu im Outlook-Kalender anmelden und dort oben auf „Importieren“ klicken.

outlook.com-kalender-importDann müssen im importieren-Dialog einige Einstellungen vorgenommen werden. Wer bisher outlook.com nicht benutzt hat, sollte „In einen vorhandenen Kalender importieren“. Bei den Erinnerungen sollten die Elemente aus der ICS-Datei übernommen werden. Dann mit „Durchsuchen“ nach der ICS-Datei suchen, die man mit Outlook erstellt hat und schließlich unten auf „Importieren“ klicken. Der Kalender wird importiert, was etwas dauern kann. Danach ist der Kalender bei outlook.com verfügbar, aber noch nicht mit Outlook 2013 synchronisiert.

outlook.com-kalender-import-dialog4.) Outlook.com Kalender in Outlook einbinden. Dazu in Outlook 2013 auf Datei klicken und unter „Informationen“ auf „Konto hinzufügen“ klicken. Im erschenenden Dialogfeld auf „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“ klicken. Im nächsten Dialog dann „Mit Outlook.com oder Exchange ActiveSync kompatibler Dienst“ wählen. Im nächsten Dialog füllen Sie alle Felder mit den Daten aus, die Sie zum Login zu Ihrem Outlook.com-Konto benötigen.
– Ihr Name: Einfach Vor- und Nachnamen eingeben
– E-Mail-Adresse: Ihre outlook.com oder hotmail-Adresse
– Serverinformationen: m.hotmail.com (mein Outlook hat das zu dub-m.hotmail.com geändert, also nicht wundern)
– Benutzername: Benutzername von outlook.com oder Hotmail
– Passwort: Das Passwort, das man zum Login bei outlook.com benötigt

outlook-2013-outlook.com-verbindungDann auf „Weiter“ klicken, es wird ein Test durchgeführt. Ist dieser erfolgreich, das Fenster mit „Schließen“ beenden und schließlich auf „Fertigstellen“ klicken. Der Kalender ist nun in Outlook 2013 eingebunden.

5.) Finetuning in Outlook 2013. Nun haben wir leider zwei gleiche Kalender im Outlook, den alten Kalender und den neuen outlook.com Kalender. Leider kann man den alten Kalender nicht löschen. Also müssen zumindest alle Termine entfernt werden.

outlook-2013-zwei-kalenderDazu rechts mit der Maus auf den „Kalender – Outlook“ klicken (hier im Bild blau) und dann auf „AutoArchivierung“ klicken. Hier dann „Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden:“ wählen und „Elemente löschen, wenn älter als 1 Tage“ wählen. Dann die Elemente entweder in den Archivordner, in einen anderen Ordner schieben oder einfach löschen.

outlook-2013-kalender-auto-archivierenAls nächstes müssen wir sicherstellen, dass man, wenn man im Kalender ist, eine neue E-Mail nicht über outlook.com verschickt. Dazu müssen wir die Registry ändern. Das ist nichts für unerfahrene User! Für alle, die sich trauen, die wählen auf dem Desktop den Windows Explorer und suchen dort nach „regedit“. Dieses Programm verlangt zusätzliche Admin-Rechte. Dort dann zum Schlüssel

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\Mail

navigieren. Eventuell gibt es den letzten Mail-Schlüssel nicht. Dann links in der Baumstruktur auf den Schlüssel „Options“ mit der rechten Maustaste klicken, Neu – Schlüssel wählen und den Mail nennen. Dann auf Mail klicken und dann rechts im Fenster rechts klicken. Dort Neu – DWORD-Wert (32-Bit) wählen und den Wert NewItemsUseDefaultSendingAccount nennen. Der Wert ist 1 (Dezimal). Danach kann der Registrierungseditor geschlossen werden.

regedit-outlook-2013-standard-mail6.) Nachteil bei Outlook verinnerlichen. Leider kann man den outlook.com-Kalender nicht als Standard-Kalender definieren. Wenn man außerhalb des Kalenders einen Termin erstellt, dann wird der immer im alten Outlook 2013-Kalender erstellt. Ein Termin muss also immer erstellt werden, wenn der outlook.com-Kalender im Outlook aufgerufen ist. Alle anderen Termine landen im alten Outlook-Kalender!

7.) Den Outlook.com-Kalender in einem Android-Smartphone einbinden. Hierzu im Play-Store die Outlook.com-App wählen und installieren. In dieser dann mit dem outlook.com-Benutzernamen und Passwort anmelden und alle Standardeinstellungen beibehalten. Der outlook.com-Kalender ist nun mit dem Smartphone-Kalender synchronisiert!

Fazit: Es ist nicht optimal, aber brauchbar, was man über outlook.com erreichen kann. Es wäre wünschenswert, wenn man entweder den outlook.com-Kalender als Standard definieren könnte oder outlook.com direkt mit dem Outlook 2013 Kalender abgleichen könnte. Vielleicht bessert Microsoft ja noch nach und bringt uns CalDAV. Damit dürfte das dann gut funktionieren.

Kalender OTA-Synchronisieren mit Outlook 2013 nicht möglich

[Edit: Es gibt doch eine Lösung, die aber nicht 100% optimal ist.]

Manchmal denke ich, dass Microsoft seinen Kunden nicht zuhört. Manchmal ist es hinderlich, wenn man sich nicht an allgemeine Standards hält. Und manchmal ist es einfach nur absurd.

Was möchte ich mit meinem Outlook 2013 (Preview, macht aber in diesem Fall keinen Unterschied) machen? Ich möchte, dass ich meinen Kalender mit meinem Online-Kalender (Google) und meinem Android-Smartphone synchronisiere. Eine kleine Hürte: OTA – over the air, also über das Internet. Viele Leute synchronisieren ihr Smartphone, indem sie es mit dem PC verbinden. Aber wer macht das heute schon? Ich möchte, dass mein Outlook und mein Smartphone automatisch immer up to date sind.

Bislang gab es die Möglichkeit, mit Google Calendar Sync Outlook mit dem Google Kalender abzugleichen. Diesen kann man dann auch mit dem Smartphone nutzen. Google hat diesen Service aber eingestellt, nur bei Bestandskunden läuft der Service noch – bei Outlook 2013 hin und wieder mit nervigen Meldungen, dass das Profil nicht gefunden wird. Google meint übrigens, dass nun CalDav unterstützt wird und alle dieses offene Protokoll nutzen sollen. Das hat Microsoft trotz Vorwarnungen überrascht und zu Sync-Problemen bei Windows Phones geführt, die nun im Sommer einen CalDav-Support bekommen sollen.

Doch was macht man, wenn man Outlook nutzt? Hier wird es absurd. Mit Outlook 2007 und 2010 kann man mit dem Hotmail Connector seinen Kalender, Kontakte und Mails synchronisieren. Bei Outlook 2013 benötigt man den Hotmail Connector nicht, denn man kann Hotmail (und damit outlook.com) direkt einbinden. Das passt gut zur Web-Strategie von Microsoft, denn Office wird neuerdings entweder als herkömmliche Lizenz oder als Office 365 Abo verkauft.

Hier fangen die Probleme aber an. Outlook erstellt nämlich für Hotmail einen eigenen Ordner, den man nicht in seinen bisherigen PST-Ordner integrieren kann. Man wird also dazu gezwungen, alle Daten in den Hotmail-Ordner zu verschieben. Kleines Problem: Das ist nicht möglich. Denn Outlook lehnt das Verschieben von Mails und anderen Elementen ab. Es ist also nicht möglich, sein bestehendes Outlook mit den Microsoft-Onlinediensten abzugleichen. Tolles Konzept.

Wenn die Leute von Microsoft halbwegs klar denken können, bauen die in ihr tolles Outlook 2013 eine CalDav-Funktion ein, die es übrigens in der Beta durchaus gegeben haben soll. Dann könnten wir endlich alle unsere Geräte mit Outlook abgleichen – ob Blackberry, Android, Windows Phone oder iPhones. Mal sehen, ob Microsoft das kapiert.

Outlook-Kalender mit einem Blackberry ohne Google OTA synchronisieren

Ich persönlich mag Blackberrys ja nicht besonders. Sie wurden erfunden, um Informationen möglichst schnell (push) an ein Mobilgerät zu senden. Leider beschränkt sich das für den Endnutzer ohne Blackberry Enterprise Server in der Regel auf E-Mails. In der Regel werden aber auch die Kalender-Informationen benötigt und es ist unpraktisch, diese erst via Kabel oder Bluetooth mit dem PC über die Blackberry Desktop Software zu synchronisieren.

Gerade mit Outlook ist dies ein Problem, da es die üblichen Kalenderstandards wie CalDav nicht unterstützt. Zuletzt haben sich viele mit der Software Google Calendar Sync beholfen, die den Outlook Kalender mit dem Google Online Kalender synchronisiert. Diesen Google Online Kalender wiederum konnte man über das Internet (also over the air, kurz ota) mit dem Blackberry synchronisieren. Die Betonung in diesem Fall lieft auf konnte, denn zum 31.01.2013 stellt Google die Synchronisierungssoftware für Outlook ein.

Was also tun? Als Alternative habe ich bislang nur Zoho gefunden. Diese funktioniert auch nur mit Outlook 2003 und 2007. Outlook 2010 und 2013 werden bislang nicht unterstützt. Hier die Anleitung:

  1. Bei Zoho für den kostenlosen Kalender registrieren: www.zoho.com/calendar/
  2. Auf der gleichen Seite das Outlook-Plugin herunterladen
  3. Das Outlook-Plugin im Outlook einrichten (Zoho-Benutzerdaten) und synchronisieren
  4. Zoho Mobile Sync für Blackberry auf dem Blackberry einrichten: zsync.zohosites.com/BlackBerry.html
  5. Auf dem Blackberry in der Zoho-Software (findet sich unter Downloads) Zoho-Userdaten eingeben und synchronisieren

Ob die Zoho-Software für Outlook den Kalender automatisch synchronisiert, ist mir aktuell nicht bekannt. Also lieber hin und wieder auf den Sync-Button drücken.

Für Privatpersonen halte ich Smartphones mit Android oder Windows Mobile für geeigneter als Blackberry-Geräte. Bei beiden ist die Synchronisierung mit Outlook einfacher. Bei Android kann man den Kalender über den Live/Hotmail-Kalender synchronisieren, wenn man den Outlook-Connector für Hotmail verwendet, der ein Teil der Windows Essentials ist. Das Android-Smartphone wiederum kann man dann mit der Live-App oder Outlook.com-App bestücken, welche auch Kalender-Features bietet.